İle Kovid-19 pandemisi sınırlı seyahat ve kalabalık yüz yüze toplantılar, sanal konferanslar ve etkinlikler yüz yüze meslektaşlarının yerini aldı. Planlamayı yavaşlatan bu kesintilerden ziyade, web seminerleri ile lansman etkinlikleri ve endüstri konferansları arasında her zamankinden daha fazla etkinlik var gibi görünüyor.



Bu sanal olayların şu anda ne kadar yaygın olduğu nedeniyle, hazırlık ve yerleşik bir strateji, kalabalığın arasından sıyrılmanın anahtarıdır. Sanal olaylar yeni bir kavram değil. Doğrudan tüketiciye yönelik işletmeler genellikle yalnızca dijital ürün lansmanları ve sosyal medya özellikleri bunları yalnızca daha kolay ve daha kolay hale getirir.



İlk kez sanal bir konferans veya etkinlik düzenliyorsanız, başarılı bir deneyim için kendinizi bu ipuçlarıyla donatın.

Sanal konferans ve etkinlik türleri

Çok sayıda yüz yüze etkinlik, gerekli planlamayı önceden yaptığınız sürece dijital deneyimlere dönüştürülebilir. Sunumlar ve konuşmacılarla yoğun olan endüstri konferansları sanal bir ortamda çalışır, ancak aynı zamanda yüz yüze bir etkinliğin olağan ağ oluşturma parçasının sanal olarak nasıl çalışacağı konusunda biraz düşünmeniz gerekir. İnsanlar bu tür olaylara kısmen doğaçlama konuşmalar ve ortaya çıkan uydu ağı olayları için giderler.

Sektör konferanslarının ötesinde, festivaller, konserler, ürün lansmanları, şirket toplantıları ve hatta mutlu saatler dahil olmak üzere birçok sanal etkinlik örneği gördük. Hemen hemen her tür etkinlik için sanal bir alternatif var.

1. Bütçe, bütçe, bütçe

Bunun artık sanal bir etkinlik olması, bütçenizi harcayabileceğiniz anlamına gelmez. Evet, baskı, yüz yüze teknik destek, mekan rezervasyonu ve tabeladan tasarruf edebileceksiniz, ancak pazarlamayı tamamen gözden kaçırmayın. Sanal etkinlikler, yüz yüze etkinliklere göre daha düşük bir ek yüke sahiptir, ancak ne kadar çok etkinlik ve katılımınız olursa, özellikle destekleyici teknoloji için o kadar çok bütçe ayırmanız gerekecektir.

Bir etkinlik mekanını değiştirmek, etkinliği düzenlemek için kullanacağınız yazılım veya uygulamadır. Hem konuşmacılar hem de katılımcılar olmak üzere katılımcı sayısı ve istediğiniz etkileşim düzeyi, kullanacağınız yönetim platformunun türünü belirleyecektir. Bazı etkinlikler tamamen Instagram Live'da gerçekleşirken, diğerleri planlanan zamanlarda yayınlanan önceden kaydedilmiş videolardır.



905 numaralı melek

Sponsorluk, etkinlik planlamasının önemli bir parçasıdır, bu nedenle yine de havalı alışveriş göndermek veya sanal mutlu saatler düzenlemek istiyorsanız, sponsorluk planınızı sanal bir etkinliğin ihtiyaç duyabileceği şekilde ayarladığınızdan emin olun. Etkinlikte olacak yüz yüze mağaza mı? Artık, katılımcılar için özel fırsatlar veya teklifler sunan çevrimiçi bir dropship mağazası olabilir ..

Sanal etkinliklerle ilgili göz önünde bulundurmanız gereken diğer bütçe kalemleri arasında şunlar yer alır: yoğun sosyal medya tanıtımı, canlı altyazı, yorum denetimi ve etkinlik bittikten sonra video ve belge barındırma. Web seminerleri ve tüm gün süren canlı yayın gibi daha küçük etkinliklerde bunların hepsine gerek yoktur, bu nedenle nelere öncelik vermeniz gerektiğini ve bütçenizden neleri azaltabileceğinizi gözden geçirin.

2. Canlı akışları ve önceden kaydedilmiş videoları karıştırın

Programınıza karar vermek ve kaçırmak istemediğiniz konuşmalara gitmek bir konferansın önemli parçalarıdır. Sanal bir etkinliğin faydası, genellikle kaçırdığınız konuşmaları izleyebilmenizdir. Peki daha sonra izleyebilecekseniz, katılmanın ne anlamı var? Etkinliklerinizi güçlendirin ve eğlenceli canlı yayınlar, sanal ara odaları veya tartışma sohbetleri ve diğer etkileşimli malzemelerle canlı katılımcılar için daha çekici hale getirin.



Önceden kaydedilmiş videolar, hoparlörlerinizin herhangi bir teknoloji sorunundan kurtulmasını sağlar ve ayrıca gerekirse düzenlemeye izin verir. Her oturumunun sonunda, konuşmacıların, yüz yüze bir etkinlikte olduğu gibi, soruları yanıtlamak için canlı bir videoda veya sohbet odasında katılmasını sağlayabilirsiniz.

California Bilimler Akademisi

California Bilimler Akademisi'nde haftalık olarak NightLive etkinliği . Her etkinliğin bir konusu vardı ve ilgili konuşmacılar ve gösteriler içeriyordu. Pandemi sırasında müze, bu haftalık olayları, yüz yüze olanları yansıtan canlı akış etkinlikleri olan Sanal Gece Hayatı ve Gece Okulu'na dönüştürdü. Bunların Facebook Live'da olması yorumları teşvik eder ve ayrıca gelecekteki katılımcıların izlemesi için videoyu kaydeder.

Canlı akış, açık olsun Facebook Live , Instagram veya başka bir yayın platformu, herkes için çok daha etkileşimlidir ve katılımcıların katılmak için ödeme yapması gerekiyorsa katma değer sağlar.

1233 melek numarası

İki tür videoyu tek bir etkinlikte karıştırmak, videoyu eğlenceli ve akılda kalıcı hale getirerek önceden kaydedilmiş videoların sahip olabileceği bayatlık faktörünün üstesinden gelir.

3. Hoparlörlerinizi hazırlayın

Tamamen sanal bir etkinlik için, konuşmacılarınızın tamamen hazır olduğundan emin olun. Daha büyük etkinlikler, internet hızı, teknoloji ile konfor seviyesi ve mikrofon kontrolleri için test çalışmaları yapmalıdır. Canlı yayın yapmak ve hangi etkinlik platformunu seçerseniz seçin, konuşmacılarınız için yeni bir deneyim olabilir, bu nedenle onları karşılaşabileceklerine hazırlamak en iyisidir. Yorumları kendilerinin denetlemesi gerekecek mi? Slayt sunumu için ekranlarını paylaşmaları gerekiyor mu?

Hazırlanacak bazı yaygın senaryolar şunları içerir:

  • Kesintileri en aza indirmek ve net ses elde etmek için hoparlörünüz için en iyi fiziksel ortamı bulmak. İzleyiciler için şaşırtıcı ses değişikliklerinden kaçınmak için tüm konuşmacıların yaklaşık aynı ses seviyesinde yayın yapmasını sağlamak için ekipmanı test edin, pratik yapın ve hazırlayın.
  • Eğer bir ekran paylaşmak veya canlı yayın, tüm bildirimleri beklemeye alma gibi bilgisayarınızda nelerin kapatılacağına ilişkin ipuçları.
  • Yorum yapmak veya yorum yapmamak? İdeal olarak, konuşmacının konuşmasına odaklanabilmesi için yorumları denetleyen ayrı bir kişiye sahip olursunuz. Her iki durumda da, etkinliğin davranış kurallarını ve saldırgan yorumcularla nasıl başa çıkılacağını bildiklerinden emin olun
  • Teknoloji sıkıntıları. Konuşmacının teknolojisi başarısız olursa veya yazılım arızaları ya da slaytları çalışmazsa ne olur? Tüm bu olası sorunlar için yedekleme planlarını hazırlayın.

Son olarak, konuşmacılar, etkinliğiniz için başka bir tanıtım kaynağıdır. Mevcut izleyicilerinin etkinliğe katılmaya değer olduğunu hissetmeleri için konuşmalarının reklamını yapmalarını istiyorsunuz. Bunu konuşmacılarda kolaylaştırmak için, birkaç promosyon malzemesi hazırlayın. ideal sosyal medya boyutları ve önerilen başlıklar. Bu şekilde, tek yapmaları gereken içeriği planlamak ve altyazıları yapıştırmaktır.

4. Katılımcılar için beklentiler belirleyin

İster büyük bir endüstri konferansı ister tek bir konulu canlı yayın olsun, katılımcıların beklentilerini etkili bir şekilde iletmeniz gerekir. Bir etkinliğe katılmak için zaman ayırmak, yalnızca konunun çok geniş olduğunu veya farklı bir izleyici kitlesine hitap ettiğini anlamak için kötüdür. Olayın ne olduğu ve kimin için olduğu konusunda net olun. Oradaki diğer tüm sanal olaylardan nasıl ayrılıyor?

Yüz yüze bir etkinliği sanala dönüştürüyorsanız, ana özelliklerin çevrimiçi olarak nasıl görüneceği hakkında konuşmalısınız. Katılımcılar için bir karşılama resepsiyonu ve açılış konuşmacısı bölümü nasıl görünüyor? Her etkinlik gibi, bir program yayınlayın. Önceden kaydedilmiş olup olmadığını, yorum varsa, sunumun kaydedilip kaydedilmeyeceğini ve nasıl bir etkileşimin görüneceğini onlara bildirin. Katılımcı videoları açık mı yoksa kapalı mı olacak? Hashtag'ler bu kadar canlı tweet veya tamamlayıcı olarak mevcut mu? Twitter sohbetleri mümkün?

Çizgi roman Buluşması 130.000'den fazla katılımcının ilgisini çeken bir etkinlik olan bu etkinlik, 2020'de sanal hale geldi. Yüz yüze deneyimi, etkinlik planlanan yarışmaları, çok sayıda konuşmayı, çevrimiçi bir sergi salonunu, partileri seyretmek ve daha fazlasını kopyalamak için.

Katılımcıların bir etkinlik programı oluşturmasını ve katılma zamanı geldiğinde gitmek için doğru bağlantılara sahip olmasını çok kolaylaştırın. Bir etkinlik platformu kullanılıyorsa, nasıl kullanılacağı ve indirmenin gerekli olup olmadığı konusunda kılavuzlar gönderin. Erişilebilirlik özellikleri canlı altyazılar gibi ve çeviriler de dikkate alınmalıdır. Sanal bir etkinlikle, katılım tabanınızı genişletme ve etkili bir şekilde daha fazla potansiyel müşteri ve anlamlı etkileşim oluşturma seçeneğiniz vardır. Etkinliğe seyahat edemeyenler artık sanal etkinliğe katılabilir.

Son olarak, özellikle bu bileşene sahip olan bir endüstri konferansı ise, ağ kurma süresini bir kenara bırakın. Sponsor tarafından barındırılan mutlu saatler, bire bir hızlı konuşmalar ve güncel ara odaları, ağ oluşturmayı teşvik etmenin yollarıdır. Etkinliğe hangi platformda ev sahipliği yapmaya karar verirseniz verin, katılımcıları profillerini tam olarak doldurmaya teşvik edin, böylece sektördeki meslektaşlarıyla daha kolay bağlantı kurabilirler.

5. Promosyonu planlayın: Öncesinde, sırasında ve sonrasında

Pazarlama, özellikle sosyal medyada, hazırlığınızın büyük bir bölümünü oluşturacaktır. Sosyal medya reklamları için ödeme yapmak, dijital olaylar ancak etkinlik açılış sayfalarını ve haber bülteni gönderilerini unutmayın. Gibi olaylar Sprout Oturumları Dijital 2020 etkinlikten önce başlayan tam bir tanıtım programına sahip olmak. Çaba, etkinlik günü ile de bitmiyor; sanal etkinlikler, olaydan sonraki haftalar boyunca canlı akışı ve dijital içeriği yeniden kullanmak için bol miktarda fırsat sunuyor.

Neyse ki, sanal etkinlikler yatırım getirinizi izlemeyi kolaylaştırır. Arasında sosyal medya dinleme , anahtar kelime ve etiket analizi raporları ve dijital reklamcılık analizleri için kampanyanızın ne kadar iyi performans gösterdiğini öğrenmeye hazırsınız.

944 ne anlama geliyor

MozCon Yüz yüze bir etkinlik, 2020'de dijitalleşti. Açılış sayfası, katılımcıların sanal açıdan ne bekleyebilecekleri konusunda net. Daha da iyisi, etkinlik sonrası promosyonları, katılmayı kaçırırsanız satın alabileceğiniz ücretli bir video paketi içerir.

Video oturumları olan sanal etkinlikler düzenlemek, artık kullanabileceğiniz bir içerik hazinesine sahip olduğunuz anlamına gelir. İçeriği podcast bölümleri, alıntı grafikleri ve uzun biçimli makaleler gibi diğer biçimlerde yeniden düzenleyin.

Etkinlik bittikten sonra, katılan herkese teşekkür edin ve bir dahaki sefere ne üzerinde çalışabileceğinizi anlamak için takip anketlerini kullanın. Bu anket sonuçları, gelecek yılın etkinlik tanıtımı için de referans olabilir.

Sonuç

Planlama ve hazırlık, başarılı bir sanal konferans veya etkinliğe ev sahipliği yapmanın temel unsurlarıdır. Katılan herkes - konuşmacılar, katılımcılar, moderatörler - ne bekleyeceğini ve nasıl katılacağını bildiğinde, bu çok daha sorunsuz bir deneyim sağlar. Sanal etkinlikler, daha düşük maliyet, daha geniş kitle katılımı ve analizleri izlemesi kolay olma avantajına sahiptir, ancak bu, diğer gerekli öğelere göz atmanız gerektiği anlamına gelmez.

Sanal etkinlikler alanı yıl geçtikçe daha da kalabalıklaşıyor, bu nedenle neden sizinki değil de diğerlerinin katılmanız gerektiğini etkili bir şekilde anlatmanız gerekiyor. Canlı yayınlar ve canlı Soru-Cevap gibi ekstra özellikler katılımcı katılımını artıracaktır.

Kendi sanal konferansınızı veya etkinliğinizi düzenlemekten heyecan duyuyor ancak biraz ilhama mı ihtiyacınız var? Kullanım sosyal dinleme hangi topikal boşlukların doldurulabileceğini görmek için.

1 numaralı melek anlamı

Arkadaşlarınla ​​Paylaş: